Jak wygląda Twoja skrzynka odbiorcza z wiadomościami e-mail? Skoro tu jesteś, domyślam się, że zalegają w niej różne (w większości pewnie ważne) wiadomości, które czekają tylko aż ktoś się nimi zajmie. Jak w takim przypadku osiągnąć inbox zero i pozbyć się ciągłego uczucia wielu niedokończonych spraw? Chciałbym pokazać Ci kilka wskazówek jak zbliżyć się do tego celu.

Wskazówka 1 – Odwróć kolejność wiadomości e-mail, aby najpierw widzieć najstarsze.
Większość z nas wyświetla wiadomości e-mail w tradycyjny sposób – najnowsze wiadomości na górze a najstarsze na dole. Spróbuj na jeden dzień odwrocić tą kolejność tak, aby na samej gorze listy, były te najstarsze wiadomości. Zobaczysz, że duża większość tych najstarszych wiadomości, powinna już dawno przenieść się do skrzynki z archiwum lub do kosza. Daję głowę, że w większości przypadków, najstarsze wiadomości dotycząc spraw już załatwionych albo takich, na których załatwienie jest już za późno. Taki układ pomoże Ci szybciej rozprawiać się zarówno ze starymi, jak i nowymi wiadomościami e-mail – sprawi, że podświadomie będziesz chciał jak najszybciej uporządkować skrzynkę odbiorczą, aby widzieć najnowsze wiadomości (czyli te na dole listy).

Wskazówka 2 – Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach
Czy pomyślałeś/aś w tej chwili: „tego się nie da zrobić! każda wiadomość, którą dostaję jest bardzo ważna i nie mogę pozwolić sobie na taką niewiedzę”?Wiele osób tak reaguje. Jednak zastanów się – czy nie lepiej wyznaczyć sobie samemu godziny w których regularnie sprawdzasz skrzynkę odbiorczą? Będziesz wtedy przygotowany nie tylko do samego sprawdzania ile wiadomości do Ciebie przyszło, ale również do przetworzenia i załatwienia każdej z nich. Dzięki temu Twój poukładasz sobie pracę i zaplanujesz sobie czas na wykonanie i archiwizację otrzymanych maili tak, aby nie zalegały w skrzynce odbiorczej.

Wskazówka 3 – Zamieniaj e-maile w zadania
Tak! Większość wiadomości, które otrzymujesz dasz radę zamienić w zadania i umieścisz w swojej prywatnej liście zadań – dzięki temu same wiadomości będą mogły trafić ze skrzynki odbiorczej do archiwum. Jest bardzo wiele narzędzie, które pomagają w takim przerabianiu wiadomości. Ja, do spisywania swoich zadań do wykonania, używam Nozbe, dzięki temu każdą otrzymają wiadomość mogę przesłać sobie dalej na dedykowany tylko mnie adres e-mail, co spowoduje dodanie jej do mojej listy zadań. Możesz oczywiście używać innych programów i usług – wiele z nich stara się zaproponować jakieś rozwiązanie pozwalające na zamianę wiadomości e-mail w zadania.

Wskazówka 4 – Jeżeli wiadomość nie jest zadaniem tylko notatką, tak właśnie ją potraktuj
…i przechowuj w odpowiednim do tego programie. Ja używam do tego celu programu OneNote. Jest on moim elektronicznym mózgiem. Trzymam tu zarówno maile od moich klientów, część haseł (używam również dedykowanego narzędzia do przechowywania haseł), wszelkie kupony (np. o darmowej kawie w Starbucks – przychodzą one mailem), pierwsze szkice wpisów do bloga itd. itd..

Jeżeli uda Ci się regularnie korzystać z tych rad, dość szybko powinieneś osiągnąć upragniony stan Inbox ZERO. Powodzenia!

Newsletter

Zapisz się aby otrzymywać mój newsletter

Udało się! Niebawem zaczniesz otrzymywać mój newsletter

Pin It on Pinterest